Como gerir e controlar o acesso de visitantes à empresa?

Diariamente, empresas e colaboradores recebem dezenas de visitantes e entidades externas que permanecem e circulam nas instalações, levantando questões de segurança relacionadas com a identidade dos visitantes e o controlo de acessos, sobretudo a locais ou áreas sensíveis.

Com a presença da tecnologia e das suas vantagens na maioria das situações que vivemos no nosso dia a dia, as pessoas esperam rapidez e automatismo em todos os processos e a visita a empresas não é exceção.

A portaria de uma empresa ocupa um importante papel na comunicação da imagem da organização, ao ser o primeiro local ao qual visitantes e entidades externas se dirigem. Por isso, é essencial que proporcione uma experiência agradável, rápida e eficaz.

Soluções de controlo de acessos e gestão de visitantes que envolvam preenchimentos manuais e papéis, e que ponham em causa a segurança dos colaboradores e o acesso a áreas ou locais sensíveis, fazem parte do passado. A burocracia, demora e insegurança deram lugar a um processo informatizado, rápido e seguro.

Atualmente, existem soluções de software que otimizam e automatizam processos de gestão de visitas, em simultâneo com o controlo de acessos. Desta forma, para além de verificar a identidade do visitante e assegurar um cadastro e inserção de dados pessoais corretos, é possível limitar o acesso a determinadas zonas das instalações e consultar em tempo real a localização da visita.

O que deve garantir para uma gestão de visitas segura?

Gestão de visitantes

• Atribuição de cartões-chave a visitantes com limitações de acessos de acordo com o seu perfil
• Impressão de talão de visitante para assinatura da entidade visitada

Recolha de dados fidedigna e autorizada

• Os dados pessoais dos visitantes podem ser introduzidos pelo próprio ou inseridos automaticamente através da leitura do seu cartão de cidadão;
• A política de tratamento de dados deve ser do conhecimento e aceite, através de assinatura, pelo visitante, como está previsto no RGPD.

Registo prévio de visitas esperadas

• Os colaboradores devem ter a possibilidade de planear visitas esperadas e esta informação deve ser disponibilizada na portaria, de forma à verificação e atribuição da visita ser imediata e diminuir a possibilidade de contactar e encaminhar o visitante para o colaborador errado

Controlo de visitantes em tempo real

• Consulta das visitas ativas e respetivos movimentos
• Consulta de quantas e quais visitas estão presentes nas instalações e qual a sua localização

O módulo de portarias da solução EXPERT da Actuasys é uma solução end-to-end que assegura a automatização de todos os passos do processo, desde o cadastro do visitante ao controlo de portas e outras barreiras físicas, garantindo a segurança dos colaboradores e das instalações.

Para mais informações contacte a nossa equipa comercial.