OS NOSSOS CASOS DE SUCESSO
Cada passo que damos constitui uma oportunidade para imaginar, criar e fazer avançar. Conheça alguns bons exemplos de soluções implementadas pela ACTUASYS e o reconhecimento do seu sucesso pelas palavras dos nossos clientes.
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Perfil: Tecnologia e serviços para as indústrias energéticas, celulose e pasta de papel
Número de colaboradores: 1400
Local: Ovar
Website: https://www.valmet.com/pt/
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Inicialmente, a solução implementada consistiu no sistema EXPERT com módulos de Assiduidade e Acessos e a instalação de torniquetes para controlo de ambos os movimentos (assiduidade e acessos) na portaria da unidade fabril. Segundo a responsável, que já havia trabalhado com a ACTUASYS no anterior projeto profissional na Bosch, os fatores decisivos de seleção do nosso software centraram-se na “possibilidade de integração de assiduidade com acessos e no potencial de descentralização de processos através dos Portais Web de Colaborador e Chefia”.
Ao longo dos anos, a solução implementada inicialmente teve diversas atualizações e modernizações e uma expansão para um segundo local. Atualmente, existe o controlo de acessos através de cartão Mifare em diversos pontos das duas unidades fabris, novos torniquetes, novos equipamentos de marcação de ponto - modelos TUX910 (cartão Mifare) e TUX930 (biometria por impressão digital e cartão) -, colunas Ponto de Encontro para situações de emergência, sistema de controlo de parque com barreiras, leitura de matrículas e, ainda, videoporteiros. O mais recente upgrade foi a atualização para os Novos Portais Web de Colaborador e Chefia, que têm agora um layout totalmente renovado e novas funcionalidades que permitem extrair ainda mais valor desta solução, como por exemplo a marcação de ponto em teletrabalho.
Resultados
Fátima Frias avalia “de uma forma positiva os resultados obtidos” considerando ter existido uma “diminuição do tempo despendido com tarefas administrativas de RH, permitindo rentabilizar melhor o tempo da equipa em tarefas de desenvolvimento”. Refere ainda um aumento da autonomia e responsabilidade individual dos colaboradores, derivado do uso de diversas funcionalidades que promovem a referida autonomia como a possibilidade de inserção de justificações de ausência no próprio equipamento e consulta de saldos (de férias, tempos injustificados, etc.) por parte do colaborador.
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Em 2012 foi iniciado um processo de aquisição de um novo sistema de gestão de assiduidade e acessos, conduzido pela Dra. Fátima Frias, Diretora do Departamento de RH. A necessidade decorreu de uma multiplicidade de objetivos que tornaram fulcral a aquisição de um sistema completo e integrado de suporte aos RH. Os vários objetivos incluíam a integração com o ERP SAP ao nível do processamento salarial, a descentralização de processos de RH dando autonomia a colaboradores e chefias e ainda a integração do sistema de gestão de assiduidade com o sistema de gestão de acessos. Relativamente à descentralização de processos, Fátima Frias refere que “uma boa ferramenta de controlo de acessos e assiduidade é importante para tornar os processos mais transparentes e fáceis quer para os líderes de equipa quer para a equipa de RH”.
H.B. Fuller Portugal Produtos Químicos, S.A.
Perfil: Indústria de adesivos
Número de colaboradores: 100
Local: Mindelo
Website: www.hbfuller.pt
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A H.B. Fuller, empresa líder no fornecimento de adesivos, apostou na Solução SMART Actuasys para o controlo de acessos ao seu novo edifício e expandiu o sistema de Assiduidade, que utiliza desde 2007. Selecionou terminais UMV5 com tecnologia RFID Mifare para controlo nos vários pontos de acesso a este novo edifício bem como para um acesso por molinete que liga agora o novo edifício ao edifício existente.
Com a expansão das instalações da empresa, surgiu também a necessidade de criar novos pontos de registo de assiduidade tendo para este fim sido escolhidos os terminais de nova geração TUX910, igualmente com tecnologia RFID Mifare.
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A expansão da área produtiva e a consequente construção de novas instalações, anexas ao edifício principal, geraram a necessidade de criar pontos de passagem entre os dois edifícios.
Com a adoção da Solução SMART Actuasys Acessos, a H.B. Fuller pretendeu regular e controlar a circulação de colaboradores dentro da empresa, garantindo o rigoroso cumprimento das normas de segurança de forma automática, sem necessidade de intervenção humana.
Município do Marco de Canaveses
Perfil: Câmara Municipal
Número de colaboradores: 400
Local: Marco de Canaveses
Website: www.cm-marco-canaveses.pt
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Solução SMART para Assiduidade com processo de registo de tempos de trabalho suportado em terminais UMV6 IP de tecnologia mista, usando identificação por impressão digital ou cartão de proximidade Mifare. Inicialmente, e para além naturalmente dos RH, o acesso ao sistema de gestão de ponto foi proporcionado aos dirigentes, através da disponibilização de perfis próprios para visualização e correção de incidências de assiduidade das respetivas equipas. Mais recentemente, e já em 2018, este acesso foi estendido aos próprios Colaboradores, que passaram a dispor de perfis individuais orientados à consulta e introdução de propostas de correção da sua assiduidade, para validação posterior pelas respetivas hierarquias.
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Embora de início se optasse por concentrar no domínio das chefias e RH a responsabilidade de introdução das correções para tratamento das irregularidades de assiduidade dos Colaboradores do Município, rapidamente se entendeu que seria de valorizar o papel que o próprio Colaborador pode assumir neste processo. Com efeito, ao alargar o âmbito da utilização da aplicação de assiduidade a todos os intervenientes por esta abrangidos, promoveu-se a responsabilização individual de cada trabalhador, ao mesmo tempo que se investiu na descentralização de tarefas com vista à obtenção de uma maior eficiência no funcionamento interno desta Câmara Municipal.
Globosat Programadora Ltda.
PERFIL: Programadora de canais
Numero de colaboradores: 1.600
Local: Rio de Janeiro, Brasil
Website: www.globosat.com.br
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Solução INTERFACE para integração de terminais de assiduidade biométricos com SAP HCM. A integração que usa a interface standard HR-PDC, certificada pela SAP, garantiu uma implementação rápida, de grande robustez e segurança.
Foram instalados 29 terminais TUX930 Bio Mifare, no Rio de Janeiro e em São Paulo, para o registo de eventos horários SAP. Os mesmos terminais, com um display a cores de 7”, também são usados para apresentar campanhas do departamento de RH dirigidas a colaboradores.
A instalação dos primeiros terminais e a integração SAP foi realizada numa semana, em marco de 2018. Em 2019 a Globosat adquiriu mais 10 terminais com Wi-Fi para usar em estúdios temporários.
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A Globosat pretendia um sistema que garantisse o seu funcionamento contínuo, mesmo com falhas esporádicas de rede e de energia. Os terminais deveriam permanecer operacionais durante as falhas e retomar a comunicação com o SAP sem intervenção humana. A fiabilidade do sistema biométrico, para evitar fraudes, era também uma necessidade premente.
Lactogal Produtos Alimentares S.A.
Perfil: Indústria agro-alimentar especializada em laticínios e seus derivados.
Número de colaboradores: 1.500
Local: Âmbito nacional (Continente e Ilhas)
Website: www.lactogal.pt
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Solução INTERFACE para integração de eventos de assiduidade em SAP e solução EXPERT para Acessos, em que toda a lógica de concessão dos perfis de acesso é suportada numa plataforma específica da Lactogal com a qual integrámos usando webservices à medida.
No âmbito deste projeto, conduzido no final de 2018, foram instalados, para além das soluções INTERFACE e EXPERT para Acessos, cerca de 40 terminais UMV5, TUX 930 e UMV6, sendo estes 2 últimos destinados ao registo de assiduidade dos trabalhadores e, cumulativamente, ao controlo de abertura de portas na sede, unidades produtivas e delegações comercias. Como garantia de conformidade das práticas de concessão de acessos a Trabalhadores, Visitantes e Entidades Externas, considerou-se importante sincronizar os perfis de acesso de todas os indivíduos a partir de uma plataforma externa destinada à gestão dos acessos lógicos e físicos no universo Lactogal usando webservices. Adicionalmente, e para apoio à receção dos Visitantes na sede, foi ainda disponibilizado o módulo web de Portaria da solução Expert para Acessos.
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Com este projeto pretendeu-se atingir os seguintes 5 grandes objetivos: renovação integral do parque de equipamentos de registo de assiduidade, mantendo o enfoque numa solução certificada, totalmente integrada com SAP HCM; adoção de tecnologias de identificação pessoal mais atuais além de cómodas, centradas, nomeadamente, na utilização de cartões de proximidade e em biometria de impressão digital; uniformização dos diferentes sistemas de gestão e controlo de acessos, com garantia de controlo centralizado, sem perda de autonomia operacional por parte das unidades produtivas; integração entre SAP e o sistema de gestão e controlo de acessos, para maior rigor e consistência nos processos de segurança e controlo de circulação das pessoas; e otimização do processo de gestão dos cartões de identificação do universo Lactogal.
The Navigator Company
Perfil: Produtor integrado de floresta, pasta e papel, tissue e energia.
Número de colaboradores: 3.000
Local: Lisboa, Setúbal, Figueira da Foz, Cacia, EUA
Website: www.thenavigatorcompany.com
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Cliente Actuasys desde 2004 a Navigator iniciou em 2018 o seu processo de modernização dos terminais de registo de tempos optando pela solução TUX930 solução com tecnologia mista, RFID Mifare e biometria de impressão digital. A nova sede do grupo em Lisboa está assim equipada com esta nova geração de terminais Actuasys e está em marcha esta mudança nos restantes sites do Grupo, Setúbal, Cacia e Figueira da Foz.
A Navigator faz uso de das soluções, EXPERT Actuasys para o controlo de acessos em todos os sites do Grupo e a INTERFACE Actuasys, solução certificada pela SAP, para alimentar o módulo de Time Management em SAP. Para o controlo de acessos de colaboradores, entidades externas e visitas os terminais Actuasys controlam, torniquetes, barreiras para viaturas e portas automatizadas com testas elétricas ou eletroímanes. Todas as portarias do Grupo gerem a admissão de visitas com a solução EXPERT Actuasys Acessos e a delimitação dos perímetros fabris é também assegurado com este sistema.
Em todo o universo Navigator estão em uso 65 UMV3, 80 UMV5, 32 UMV6, 15 TUX930 e 2 TUX510.
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O objetivo foi implementar uma solução integrada para o registo dos tempos de trabalho e de controlo de acessos de modo a otimizar os recursos de infraestruturas e TI necessários. Para a integração com SAP era fundamental tratar-se de uma solução certificada pela própria SAP para garantir uma perfeita integração entre ambos os sistemas.
EMEL - Empresa Municipal de Mobilidade e Estacionamento de Lisboa, E.M., S.A.
Perfil: Mobilidade e Estacionamento
Número de colaboradores: 400
Local: Mozelos, Santa Maria de Lamas
Website: www.emel.pt
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Solução Expert Actuasys para Assiduidade com Planeamento Horário e Remunerações. Para descentralização de tarefas e automatização dos processos de RH foram implementados os Self-Service para colaboradores e chefias.
Terminais de registo de assiduidade UMV6 e Leitores USB
Tecnologia de Identificação por biometria
Implementação em 2016, concluída em 5 semanas.
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A minha principal motivação para este projeto foi a certeza de estarmos a selecionar uma aplicação altamente estruturada, robusta e fiável, fácil de utilizar e de implementação rápida, e a perspetiva extremamente importante de ter o processamento de vencimentos na mesma aplicação, resumindo, finalmente todas as áreas de gestão administrativa no mesmo pacote, sem necessidade de interfaces ou preocupações adicionais. Acresce a certeza de ir ter um fornecedor sensibilizado para a melhoria constante dos seus produtos, e a qualidade e celeridade do suporte nomeadamente após a conclusão do projeto de implementação. - Dra. Marília Costa, responsável de RH.
Epal - Empresa Portuguesa das Águas Livres, S.A.
Perfil: Abastecimento de água aos habitantes de Lisboa
Número de colaboradores: 900
Local: Portugal
Website: www.epal.pt
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A história desta parceria é tão longa quanto a história da nossa empresa e ilustra bem a qualidade das relações que estabelecemos de modo a que sejam sérias e duradouras.
A Epal usufrui de toda a oferta da solução EXPERT Actuasys, Assiduidade com Self-Service, App-Mobile e Planeamento Horário, Acessos com o módulo Portaria e Refeitórios. Todos estes módulos permitem uma gestão de todas as entidades que acedem a todos os sites da empresa, a sua sede na Av. da Liberdade e os sites Olivais, Barbadinhos, Arco, Asseiceira, Vale da Pedra, Vila Franca de Xira, Arco e Valada do Tejo. São geridas as portarias com torniquetes, barreiras para viaturas com reconhecimento de matrículas e portões automáticos. Os quatro refeitórios da empresa que cobrem toda a sua população são geridos com a solução Expert Refeitórios e a assiduidade de todos os colaboradores é tratada envolvendo todos os intervenientes num sistema altamente distribuído por colaboradores, chefias de vários níveis e departamento de RH.
Um total de 60 terminais UMV3, UMV5 e UMV6 asseguram a integração com os diversos dispositivos de controlo de acessos, permitem o registo de reservas e consumos de refeições bem como o registo de assiduidade.
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Já na década de 90 a Epal tinha um departamento de RH exigente e atento à necessidade de uniformização e automatismo de procedimentos. O tempo despendido no tratamento dos tempos de trabalho era bastante elevado e havia uma intenção de o diminuir aumentando em simultâneo a uniformização no seu tratamento. As motivações foram, ao longo dos anos, sendo reequacionadas e o sistema foi evoluindo de acordo com as mesmas.
METROPOLITANO DE LISBOA, E.P.E.
Perfil: Entidade Pública Empresarial que presta o serviço de transporte público de passageiros em modo metro em Lisboa.
Número de colaboradores: 1.400
Local: Lisboa
Website: www.metrolisboa.pt
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O Metropolitano de Lisboa é cliente ACTUASYS há mais de 20 anos pelo que teve já em funcionamento mais do que uma geração de solução, desde soluções baseadas em plataformas UNIX nos anos 90 até às soluções EXPERT atuais agora baseadas em plataformas windows. Está em uso uma solução baseada na interação de colaboradores e chefias pelo uso de Self-Service para ambos os perfis facilitando a tarefa do departamento de RH que assegura o processamento e validação final de toda a informação. O automatismo da exportação de dados para o processamento salarial em SAP bem como o funcionamento de um sincronismo de cadastro entre SAP e a solução EXPERT Actuasys são igualmente um apoio fundamental à equipa de gestão de RH.
Para o registo de assiduidade estão em uso 115 terminais UMV6 dispersos por toda a rede do Metropolitano de Lisboa. Os terminais UMV3/6 apresentaram-se como altamente robustos para as necessidades do Metropolitano de instalação nos túneis das estações, ficando por isso sujeitos a elevados níveis ruído elétrico. Com os terminais UMV3/6 o Metropolitano conseguiu ultrapassar esta dificuldade sentida anteriormente com várias outras soluções de terminais.
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Ao nível do registo da Assiduidade o Metropolitano pretendia dar resposta à necessidade de cobertura de toda a rede de estações do Metropolitano de Lisboa com robustez e estabilidade necessária e que ainda não tinha sido possível.
Para o processamento dos tempos de trabalho a necessidade baseava-se num conjunto de requisitos muito avançados decorrentes da atividade da empresa e do tipo de operação que tem, inúmeros horários de complexidade elevada, regras de processamento com bastante variabilidade e às quais é necessária agilidade para lhes resposta em tempo útil, etc..
A total integração com a solução de processamento salarial, o SAP, era também uma necessidade premente.
Amorim Cork Composites
Perfil: Corticeira
Número de colaboradores: 400
Local: Mozelos, Santa Maria da Feira
Website: www.amorim.com
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Solução EXPERT Actuasys para Refeitórios na unidade Amorim Cork Composites. Para além da reserva de refeições feita no próprio refeitório, um conjunto de terminais UMV6 RFID em várias localizações permitem para além do registo de assiduidade a reserva de refeições para os dias seguintes. O registo dos consumos é realizado na fila do refeitório usando um TUX920 biométrico para o efeito, havendo assim total segurança por parte dos colaboradores de que só os próprios o fazem.
Também as visitas acompanhadas que usam o refeitório vêm o seu consumo registado pelo colaborador que as acompanha.
No refeitório todos os intervenientes usufruem do sistema, os colaboradores pois registam os consumos e reservam a sua refeição para o dia seguinte, o operador do concessionário pois valida os consumos versus as entregas no refeitório, o responsável da cozinha pois tem informação on-line de reservas, consumos, consumos sem reservas, etc. e ainda a própria empresa pois tem a garantia de controlo dos consumos por parte dos colaboradores e do correto pagamento ao concessionário no final de cada mês.
Solução implementada em 2017 no primeiro refeitório.
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Procurava a Amorim uma ferramenta que fosse facilitadora de um funcionamento mais fluido do refeitório, permitindo um serviço mais rápido e com maior capacidade de satisfazer os pedidos dos colaboradores. Também era pretendida uma automatização do processo a jusante de integração com o processamento dos vencimentos dos colaboradores bem como conseguir a validação da fatura do concessionário sem tratamento administrativo adicional.
Grupo LUÍS SIMÕES
Perfil: Operador de transporte e logística
Número de colaboradores: 2.000
Local: Península Ibérica
Website: www.luis-simoes.com
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Solução EXPERT Actuasys para Acessos nos 24 centros de operações logísticas e 9 centros de operações de transporte, distribuídos por Portugal e Espanha, para controlo de acessos em portarias, edifícios centrais, armazéns, data centers, etc.. Controla e regula a movimentação de colaboradores, entidades externos e visitas ao registar e limitar a passagem em portas, torniquetes, molinetes e barreiras para viaturas ligeiras e pesadas. São cerca de 200 pontos de registo e controlo de acessos usando terminais UMV5 com tecnologia RFID.
Também O Grupo Luís Simões tira partido da estrutura modular da solução EXPERT Actuasys e faz uso do Módulo EXPERT Assiduidade para a gestão de tempos dos seus cerca de 2000 colaboradores diretos.
O Grupo Luís Simões é cliente da Actuasys desde 2006 e a solução implementada tem crescido desde então, acompanhando a grande dinâmica que caracteriza este Grupo.
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A proteção dos bens armazenados e a regulação do acesso aos mesmos aplicando regras à movimentação de todos os intervenientes nos processos de logística foi a principal motivação do Grupo ao contactar a Actuasys para este projeto. A natureza modular da solução permitiu de seguida, sem grande esforço adicional incorporar os módulos e funcionalidades necessárias à gestão de Assiduidade dos colaboradores.
Grupo Solvay
Perfil: Empresa química de materiais avançados e química de especialidades (Solvay Portugal);
Centro de Serviços Partilhados (Solvay Business)
Número de colaboradores: 500
Local: Portugal
Website: www.solvay.pt
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Solução EXPERT Actuasys para Acessos nas instalações fabris na Póvoa de Santa Iria (Solvay Portugal) e no centro de serviços partilhados em Carnaxide (Solvay Business). A solução implementada controla o acesso de colaboradores, fornecedores e visitantes, limitando a passagem em portas, torniquetes, molinetes e barreiras para viaturas ligeiras e pesadas. São cerca de 38 pontos de registo e controlo de acessos usando terminais UMV5 com tecnologia RFID e biometria de impressão digital.
O Grupo Solvay tira partido da estrutura modular da solução EXPERT Actuasys e faz também uso do módulo EXPERT para a gestão do refeitório nas instalações da Solvay Portugal. O Grupo Solvay faz também uso da solução INTERFACE Actuasys, suportada em terminais UMV5 e UMV6 .
O Grupo Solvay é cliente da Actuasys desde 2000, com a implementação do sistema nas instalações da Solvay Portugal, tendo em 2006 sido alargado às instalações da Solvay Business em Carnaxide.
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Com a implementação das soluções Actuasys o Grupo Solvay pretendeu assegurar o controlo de entradas e saídas de colaboradores, fornecedores e visitantes às suas instalações e. ao mesmo tempo, assegurar o controlo de gestão de tempos dos seus colaboradores através de uma solução de terminais de marcação de pontos certificados pela SAP, como é o caso dos terminais UMV3/6 suportados pelo software INTERFACE Actuasys, tendo atualmente instalados 25 daqueles equipamentos.
Auchan Retail Portugal, S.A.
Perfil: Distribuição Moderna
Local: Portugal
Website: www.auchan.pt
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Exemplar parceria, onde a conjugação de capacidade de análise, conhecimento e capacidade técnica de fornecedor e cliente é capaz de produzir um resultado que excede as espectativas inicias do projeto.
Dispõe a Auchan Portugal de uma solução EXPERT Actuasys integrada para Assiduidade e Acessos para todo o seu universo em Portugal usando para o efeito um impressionante número de 642 terminais para registo de assiduidade e acessos
Olhando para a solução EXPERT como um verdadeiro motor de medida de tempos de trabalho e de monitorização de acessos a nível nacional a Auchan foi desenvolvendo inúmeras interfaces capazes de fornecer informação a uma série de áreas da empresa das quais destacamos a avaliação de índices de produtividade. As interfaces de sincronismo de cadastro, de escalas de horários de trabalho e de valores variáveis para o processamento salarial permitiram a este Grupo um automatismo pleno dos processos de RH mais consumidores de tempo, libertando recursos para outras tarefas mais nobres. Também ao nível do hardware dos terminais foi construída interface para permitir uma ligação plena à Central Nacional de Segurança do Grupo sendo o resultado final um sistema com uma excelente eficiência.
A Auchan Retail Portugal tem em uso os seguintes equipamentos adquiridos entre 2015 e 2019:
UMV3 - 96 unidades
UMV4 - 314 unidades
UMV5 - 20 unidades
UMV6 - 212 unidades
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Para acompanhar o seu crescimento em Portugal a Auchan necessitava de uma solução capaz de escalar ao longo do tempo e à medida do seu crescimento.
Câmara Municipal de Sintra
Perfil: Administração Local
Número de colaboradores: 3.000
Local: Portugal
Website: www.cm-sintra.pt
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A Câmara Municipal de Sintra é cliente ACTUASYS desde 2007 e tem em uso a solução EXPERT Actuasys Assiduidade suportada na interação de colaboradores e chefias pelo uso de Self-Service para ambos os perfis, facilitando assim a tarefa do departamento de RH que assegura o processamento e validação final de toda a informação. O automatismo da exportação de dados para o processamento salarial, bem como o funcionamento de um sincronismo de cadastro entre o ERP AIRC e a solução EXPERT Actuasys são igualmente um apoio fundamental à equipa de gestão de RH.
A Câmara Municipal de Sintra tem atualmente em uso 188 terminais UMV6 dispersos por todo o município merecendo particular realce o facto de em 2016 o sistema ter sido alargado a todas as escolas do município cuja gestão cabe à Câmara Municipal de Sintra.
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Para além de pretender um efetivo controlo e gestão de assiduidade dos seus colaboradores, a Câmara Municipal de Sintra teve como objetivo a implementação de políticas de desmaterialização, tendo para isso contribuído o uso do Self-Service, através do qual os colaboradores consultam a sua assiduidade. justificam as suas ausências e inserem o seu plano de férias e as chefias gerem os seus colaboradores, validando e autorizam ausências, férias e trabalho. Para além disso era também pretendida a total integração com a o ERP da AIRC.
DIA PORTUGAL - Supermercados, Soc. Unip., Lda
Perfil: Distribuidora internacional de alimentação
Número de colaboradores: 4.500
Local: Portugal
Website: www.diacorporate.com
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Solução EXPERT para Assiduidade com Self-Service, App-Mobile e Planeamento Horário. O módulo de Planeamento Horário mostrou-se indispensável como ferramenta de uso diário para assegurar a gestão de escalas de todas as lojas.
Para o registo de assiduidade foram instalados cerca de 650 equipamentos RUC20 para cobertura de todas as lojas Mini-Preço em todo o país. Na sede da empresa na Quinta da Fonte em Lisboa foram instalados TUX930 Bio+Mifare para assegurar o registo de Assiduidade e de Acesso ao edifício. Os demais acessos aos edifícios centrais e armazéns foram assegurados através de cerca de 40 equipamentos UMV5 e UMV6 controlando portas e torniquetes vários. O software usado para o controlo de Acessos foi o EXPERT Actuasys Acessos com o módulo de Portaria para apoiar a receção de visitas.
Implementação iniciada em 2016 e faseada ao longo de 3 anos.
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Pretendeu a Dia Portugal recolher, em toda a empresa, informação de tempos de trabalho fidedigna de modo a melhor apoiar a avaliação de performance e possibilitar uma gestão mais informada. A grande dispersão geográfica era o principal desafio. Superado o primeiro desafio havia um segundo, não menos ambicioso, a automatização do máximo número de processos de RH possíveis.