Perfil: Tecnologia e serviços para as indústrias energéticas, celulose e pasta de papel
Número de colaboradores: 1400
Local: Ovar
Website: https://www.valmet.com/pt/

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Inicialmente, a solução implementada consistiu no sistema EXPERT com módulos de Assiduidade e Acessos e a instalação de torniquetes para controlo de ambos os movimentos (assiduidade e acessos) na portaria da unidade fabril. Segundo a responsável, que já havia trabalhado com a ACTUASYS no anterior projeto profissional na Bosch, os fatores decisivos de seleção do nosso software centraram-se na “possibilidade de integração de assiduidade com acessos e no potencial de descentralização de processos através dos Portais Web de Colaborador e Chefia”.
Ao longo dos anos, a solução implementada inicialmente teve diversas atualizações e modernizações e uma expansão para um segundo local. Atualmente, existe o controlo de acessos através de cartão Mifare em diversos pontos das duas unidades fabris, novos torniquetes, novos equipamentos de marcação de ponto - modelos TUX910 (cartão Mifare) e TUX930 (biometria por impressão digital e cartão) -, colunas Ponto de Encontro para situações de emergência, sistema de controlo de parque com barreiras, leitura de matrículas e, ainda, videoporteiros. O mais recente upgrade foi a atualização para os Novos Portais Web de Colaborador e Chefia, que têm agora um layout totalmente renovado e novas funcionalidades que permitem extrair ainda mais valor desta solução, como por exemplo a marcação de ponto em teletrabalho.

Resultados
Fátima Frias avalia “de uma forma positiva os resultados obtidos” considerando ter existido uma “diminuição do tempo despendido com tarefas administrativas de RH, permitindo rentabilizar melhor o tempo da equipa em tarefas de desenvolvimento”. Refere ainda um aumento da autonomia e responsabilidade individual dos colaboradores, derivado do uso de diversas funcionalidades que promovem a referida autonomia como a possibilidade de inserção de justificações de ausência no próprio equipamento e consulta de saldos (de férias, tempos injustificados, etc.) por parte do colaborador.

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Em 2012 foi iniciado um processo de aquisição de um novo sistema de gestão de assiduidade e acessos, conduzido pela Dra. Fátima Frias, Diretora do Departamento de RH. A necessidade decorreu de uma multiplicidade de objetivos que tornaram fulcral a aquisição de um sistema completo e integrado de suporte aos RH. Os vários objetivos incluíam a integração com o ERP SAP ao nível do processamento salarial, a descentralização de processos de RH dando autonomia a colaboradores e chefias e ainda a integração do sistema de gestão de assiduidade com o sistema de gestão de acessos. Relativamente à descentralização de processos, Fátima Frias refere que “uma boa ferramenta de controlo de acessos e assiduidade é importante para tornar os processos mais transparentes e fáceis quer para os líderes de equipa quer para a equipa de RH”.