O que ter em conta quando escolhe um software de gestão de assiduidade
A gestão de assiduidade é um fator essencial para qualquer empresa, garantindo o cumprimento dos horários, otimizando a produtividade e facilitando processos como o cálculo de salários e a análise do desempenho dos colaboradores. Para tornar essa gestão mais eficiente, muitas organizações recorrem a softwares de gestão de assiduidade, que automatizam o registo e controlo horário, o cumprimento de obrigações legais, a gestão de férias e tratamento mensal de ausências, o trabalho suplementar e outros abonos.
Mas, o que deve ter em conta ao escolher a melhor solução para a sua empresa?
1. Funcionalidades essenciais para uma gestão eficiente
Ao avaliar um software de gestão de assiduidade, é importante garantir que ele oferece funcionalidades como:
- Registo automático de entradas e saídas – Preferencialmente integrado com dispositivos biométricos, RFID ou PIN;
- Gestão de turnos e horários flexíveis – Fundamental para empresas com horários rotativos;
- Monitorização de tempos de trabalho e pausas – Para garantir conformidade com a legislação laboral;
- Exportação de dados para processamento salarial – Reduzindo erros e agilizando a contabilidade;
- Relatórios e dashboards personalizados – Para análise e otimização da gestão de recursos humanos.
2. Integração com sistemas de controlo de acessos
Optar por um software de gestão de assiduidade que inclua ou se integre com sistemas de controlo de acessos é uma grande vantagem. Isto permite que a empresa tenha um registo centralizado de cada colaborador, garantindo que:
- O mesmo colaborador tem uma única ficha com dados de assiduidade e acessos;
- As permissões de acesso a diferentes áreas da empresa sejam ajustadas com base nos horários de trabalho;
- A segurança seja reforçada, evitando acessos não autorizados. Ter tudo integrado num único sistema melhora a eficiência operacional e reduz problemas administrativos.
3. Conformidade legal e proteção de dados
O software de gestão de assiduidade escolhido deve garantir o cumprimento das normas laborais e da legislação de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Isso inclui:
- Armazenamento seguro dos dados dos colaboradores;
- Controlo de acessos a informações sensíveis;
- Possibilidade de auditoria e rastreabilidade dos registos.
4. Facilidade de utilização e escalabilidade
Um bom software de gestão de assiduidade deve ter uma interface intuitiva, permitindo que gestores e colaboradores acedam às informações de forma rápida e sem complicações. Além disso, a solução deve ser escalável, acompanhando o crescimento da empresa sem perder eficiência.
5. Suporte técnico e atualizações
Certifique-se de que o fornecedor oferece um suporte técnico eficaz e que o software recebe atualizações frequentes para garantir a melhor performance e segurança.
Como a Actuasys pode ajudar
Na Actuasys, desenvolvemos soluções completas de gestão de assiduidade e controlo de acessos, garantindo que todos os registos estão centralizados num único sistema. Com as nossas soluções, pode:
- Automatizar e monitorizar a gestão de assiduidade;
- Integrar o controlo de acessos e registos de ponto numa só plataforma;
- Garantir conformidade com a legislação laboral e proteção de dados;
- Ter acesso a relatórios personalizados para análise da produtividade.
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Referências
“How to Choose the Right Time and Attendance Software”. Business News Daily. Disponível em: https://www.businessnewsdaily.com. Consultado em: 30/01/2025.
“The Benefits of Integrating Time Tracking and Access Control Systems”. Security Today. Disponível em: https://www.securitytoday.com. Consultado em: 30/01/2025.
“Key Features of Modern Attendance Management Software”. HR Tech Weekly. Disponível em: https://www.hrtechweekly.com. Consultado em: 30/01/2025.
“Data Security in Workforce Management Systems”. Tech Radar Pro. Disponível em: https://www.techradar.com. Consultado em: 30/01/2025.