A importância dos registos detalhados de acessos para auditorias e compliance

Num contexto empresarial cada vez mais exigente em matéria de compliance, segurança da informação e rastreabilidade, os registos de acessos detalhados tornam-se um recurso imprescindível para garantir o controlo total sobre quem entra, quando e onde, e com que permissões.

Porque é que o controlo de acessos é crítico para auditorias e compliance?

A conformidade com normas legais e regulamentares, como o RGPD, ISO 27001 ou mesmo regras internas de segurança, obriga as organizações a implementar sistemas que registem, controlem e armazenem dados de acesso de forma segura e auditável.

Num cenário de auditoria, os registos de acessos são frequentemente solicitados para comprovar:

• A restrição de acessos a determinadas zonas sensíveis.
• A existência de perfis de utilizador bem definidos.
• A rastreabilidade de movimentos em áreas críticas.
• A validação de acessos em dias e horários específicos.

Sem um sistema de controlo de acessos eficaz, a empresa fica vulnerável não só em termos de segurança física e lógica, mas também em eventuais inspeções ou investigações internas.

Perfis de acesso: personalização com propósito

Um dos pilares de um sistema eficaz é a gestão por perfil. Em vez de permitir ou negar acessos individualmente, as empresas definem perfis (ex.: visitante, técnico, gestor, recursos humanos) com regras específicas associadas:

• Horários autorizados.
• Portas ou zonas acessíveis.
• Frequência ou excecionalidade dos acessos.
• Métodos de autenticação (cartão, biometria, PIN, etc.).

Este modelo não só garante uma gestão mais eficiente, como reduz a probabilidade de erro humano e assegura a consistência nas permissões atribuídas.

Registo de acessos: mais do que um histórico

Os dados de registo são mais do que um simples histórico de entradas e saídas. Eles permitem:

• Análises de comportamento e identificação de padrões anómalos.
• Resposta rápida em caso de incidentes (segurança ou RH).
• Melhoria contínua dos planos de segurança.
• Justificação de horas de permanência, que pode complementar a gestão de assiduidade.

Além disso, ajudam a construir uma cultura organizacional mais responsável, onde cada colaborador compreende que os acessos são monitorizados, com transparência e propósito.

O controlo de acessos da Actuasys

Na Actuasys, desenvolvemos soluções robustas e integradas para controlo de acessos, com registos detalhados e gestão por perfil totalmente personalizável. O nosso módulo de acessos permite:

• Criar regras por colaborador ou por grupo.
• Integrar com relógios de ponto e sistemas de assiduidade.
• Consultar relatórios de acessos em tempo real ou por período.
• Cumprir com os requisitos legais e de auditorias de compliance.

Tudo isto com o apoio de equipamentos modernos e software em cloud, garantindo eficiência, segurança e escalabilidade.

Conclusão

Ter um sistema de controlo de acessos com registos detalhados e gestão por perfis não é apenas uma boa prática, é uma necessidade estratégica para empresas que querem proteger os seus ativos, cumprir com as obrigações legais e ter visibilidade sobre o que acontece no seu ambiente físico e organizacional.

Na hora da auditoria, é o detalhe que faz a diferença. E com a solução da Actuasys, o detalhe está sempre garantido.

Referências

CNPD - Princípios de segurança no tratamento de dados pessoais (Consultado em 05/08/2025)

ISO 27001 - International Organization for Standardization (Consultado em 05/08/2025)

ACT – Registo de tempos de trabalho e acesso (Consultado em 05/08/2025)